¿Va a realizar la transición a CRIO? Cómo preparar sus datos para la migración

Acaba de registrarse para utilizar CRIO y está deseando empezar. Aunque vaya a migrar principalmente desde papel, es posible que tenga datos que desee transferir a CRIO en lugar de tener que volver a introducirlos. Muchos de nuestros nuevos clientes disponen de una gran cantidad de información en hojas de cálculo u otros sistemas y necesitan que estos datos estén disponibles en el futuro. Aunque los especialistas en implementación y migración de datos de CRIO están a su disposición para ayudarle, hay algunos pasos importantes que puede seguir para preparar sus datos para la migración a la plataforma CRIO.

Tenga en cuenta que este artículo se centra en la migración de datos para Clinicas son nuevas eneSource/CTMS. La migración desde otro sistema eSource o CTMS no se trata aquí.

Priorizar la higiene de los datos

Los sistemas heredados y las hojas de cálculo suelen contener datos «sucios» que no son adecuados para una base de datos estructurada. La plataforma de CRIO, al igual que muchos otros almacenes de datos, contiene mecanismos para mantener los datos «limpios», como comprobaciones previas de datos que impiden introducir respuestas inesperadas y requisitos de formato para que los datos estén estandarizados, como las fechas o el estado del paciente.

Aquí tienes algunos consejos para limpiar tus datos y prepararlos para la importación:

• Elimine cualquier carácter especial, símbolo irregular y emoji de los campos de texto libre. Estos caracteres pueden generar errores.
• Cada campo debe contener solo un tipo de datos; por ejemplo, no pongas iniciales y fecha en un mismo campo. Sepáralos en un campo para las iniciales y otro para la fecha.
• Desglose los datos siempre que sea posible. Por ejemplo, en lugar de incluir la dirección completa en un solo campo, utilice campos separados para la calle, la ciudad, el estado y el código postal.
• Utilice formatos coherentes para elementos como fechas, estados y cantidades en dólares. Por ejemplo, no utilice «Delaware» en un lugar y «DE» en otro, o 5 de mayo de 2023 y 3/5/23.
• Si se necesitan comentarios sobre los campos de datos, cree una columna separada para registrar los comentarios. No añada comentarios en el propio campo ni utilice la función de comentarios de Excel o Word.
• Asegúrate de que los encabezados de columna y las hojas de cálculo tengan nombres únicos y descriptivos.

Asegúrese de que sus datos estén bien estructurados

Los datos bien estructurados son aquellos que resultan fáciles de consumir tanto para las personas como para los ordenadores. Si eres nuevo en eSource, es posible que, históricamente, solo hayas necesitado que tus datos fueran comprensibles para las personas. En muchos casos, es posible que tengas hojas de cálculo y herramientas que replican la forma en que hacías las cosas manualmente antes. 

Aquí compartiremos algunos consejos para que tus datos estén en un formato que también sea accesible desde el punto de vista tecnológico.

• • Utilice identificadores únicos para unificar los datos de varias hojas. A continuación se muestran algunos ejemplos de los tipos de datos que se benefician del uso de un identificador único:
    • Nombres: Es posible que haya dos pacientes llamados John Smith, o que el mismo paciente se identifique como John Smith en algunos lugares y como John H. Smith en otros. Este problema se puede resolver asignando un identificador único al paciente, como JHS0001, que se incluya en cualquier lugar donde se registre información sobre John Smith.

• estudios: Es habitual referirse a estudios diferentes maneras. En algunos lugares, se puede utilizar un número de protocolo, mientras que en otros se utiliza un nombre abreviado del estudio o un número o título abreviado del protocolo. 

• Sitio: Si su organización incluye varias Clinicas, utilice un identificador de centro para identificar cada centro de forma coherente.
• Asegúrate de que tus datos estén tabulados. Para migrar datos fácilmente, es importante que los datos estén tabulados. ¿Qué significa eso? Datos tabulados:
  • Se compone de filas y columnas.
  • Cada fila tiene las mismas columnas en el mismo orden que las demás filas.
  • Los datos de la columna son todos del mismo tipo. Por ejemplo, todas las entradas de una columna pueden ser fechas. Una columna no contendría una mezcla de fechas y valores monetarios.
• No utilice celdas combinadas y asegúrese de que exista una relación 1:1 entre filas y columnas.
• Combine sus datos en el menor número posible de hojas. Cuando sea necesario, puede utilizar su ID único para combinar datos que puedan haber existido anteriormente en varias hojas. Por ejemplo, si tiene cada estudio en una hoja separada y utiliza el nombre de la pestaña para diferenciar entre estudios, puede crear una sola hoja con una columna adicional que contenga el ID del estudio.
• No utilice el formato para explicar los datos. Por ejemplo, en lugar de utilizar colores en las celdas para indicar si un estudio está en fase de inscripción, completado, etc., añada una columna adicional para el estado del estudio.
• No utilice la función de comentarios para capturar datos. Si es necesario migrar la información de los comentarios, añada una columna para comentarios.

Aunque la migración de datos puede parecer abrumadora, estos consejos te ayudarán a ponerte en marcha. 

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