Está a fazer a transição para o CRIO? Como preparar os seus dados para a migração

Acabou de se registar para utilizar o CRIO e está ansioso por começar. Mesmo que esteja a migrar principalmente de um sistema em papel, poderá ter dados que deseja transferir para o CRIO, em vez de ter de os introduzir novamente. Muitos dos nossos novos clientes têm uma grande quantidade de informação disponível em folhas de cálculo ou noutros sistemas e precisam que esses dados estejam disponíveis no futuro. Embora os especialistas em implementação e migração de dados do CRIO estejam aqui para ajudar, existem alguns passos importantes que pode seguir para preparar os seus dados para a migração para a plataforma CRIO.

Note que este artigo centra-se na migração de dados para sites que utilizam oeSource/CTMS pela primeira vez. A migração a partir de outro sistema eSource ou CTMS não é abordada aqui.

Dê prioridade à higiene dos dados

Os sistemas legados e as folhas de cálculo contêm frequentemente dados «sujos» que não são adequados para uma base de dados estruturada. A plataforma da CRIO, tal como muitos outros armazéns de dados, inclui mecanismos para manter os dados «limpos» — por exemplo, verificações de dados antecipadas que impedem a introdução de respostas inesperadas e requisitos de formatação para que os dados sejam padronizados, como datas ou o estado do paciente.

Aqui ficam algumas dicas para limpar os seus dados e prepará-los para a importação:

• Remova quaisquer caracteres especiais, símbolos irregulares e emojis dos campos de texto livre. Estes caracteres podem causar erros.
• Cada campo deve conter apenas um tipo de dados – por exemplo, não coloque as iniciais e a data num único campo. Separe-as, criando um campo para as iniciais e outro para a data.
• Sempre que possível, divida os dados. Por exemplo, em vez de incluir o endereço completo num único campo, crie campos separados para a rua, a cidade, o estado e o código postal.
• Mantenha a consistência nos formatos de elementos como datas, estados e valores monetários. Por exemplo, não utilize «Delaware» num local e «DE» noutro, ou 5 de maio de 2023 e 3/5/23.
• Se for necessário incluir comentários nos campos de dados, crie uma coluna separada para registar esses comentários. Não insira comentários no próprio campo nem utilize a funcionalidade de comentários do Excel ou do Word.
• Certifique-se de que os cabeçalhos das colunas e as folhas de cálculo têm nomes únicos e descritivos.

Certifique-se de que os seus dados estão bem estruturados

Dados bem estruturados são dados fáceis de processar, tanto para pessoas como para computadores. Se é novo no eSource, é possível que, até agora, só tenha precisado que os seus dados fossem compreendidos por pessoas. Em muitos casos, poderá ter folhas de cálculo e ferramentas que reproduzem a forma como fazia as coisas manualmente anteriormente. 

Aqui, vamos partilhar algumas dicas para converter os seus dados para um formato que seja também acessível do ponto de vista tecnológico.

• • Utilize identificadores únicos para unificar os dados em várias folhas. Aqui estão alguns exemplos dos tipos de dados que beneficiam da utilização de um identificador único:
    • Nomes: Pode ter dois pacientes chamados John Smith, ou o mesmo paciente pode ser identificado como John Smith em alguns locais e como John H. Smith noutros. Este problema pode ser resolvido atribuindo um ID de paciente único, como JHS0001, que seja incluído sempre que forem registadas informações sobre John Smith.

• Estudos: É comum referir-se a estudos de várias maneiras diferentes. Em alguns casos, pode utilizar-se um número de protocolo, enquanto noutros se utiliza um apelido do estudo, um número de protocolo abreviado ou o título. 

• Local: Se a sua organização incluir vários locais, utilize um ID de local para identificar cada local de forma consistente.
• Certifique-se de que os seus dados estão organizados em tabelas. Para facilitar a migração dos dados, é importante que estes estejam organizados em tabelas. O que significa isso? Dados em tabelas:
  • É composto por linhas e colunas
  • Cada linha tem as mesmas colunas, na mesma ordem que as outras linhas
  • Os dados contidos na coluna são todos do mesmo tipo. Por exemplo, todas as entradas de uma coluna podem ser datas. Uma coluna não conteria uma mistura de datas e valores monetários.
• Não utilize células unidas e certifique-se de que existe uma relação de 1:1 entre linhas e colunas.
• Reúna os seus dados no menor número possível de folhas. Quando necessário, pode utilizar o seu ID único para reunir dados que possam ter estado anteriormente em várias folhas. Por exemplo, se tiver cada estudo numa folha separada e utilizar o nome da separador para diferenciar os estudos, pode criar uma única folha com uma coluna adicional que contenha o ID do estudo.
• Não utilize a formatação para explicar os dados. Por exemplo, em vez de utilizar cores nas células para indicar se um estudo está em fase de recrutamento, concluído, etc., adicione uma coluna adicional para o estado do estudo.
• Não utilize a funcionalidade de comentários para recolher dados. Se for necessário migrar as informações contidas nos comentários, adicione uma coluna para comentários.

Embora a migração de dados possa parecer uma tarefa avassaladora, estas dicas vão ajudá-lo a dar os primeiros passos. 

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