Os utilizadores do CRIO sabem a diferença que a tecnologia faz: dados mais precisos, pagamentos mais rápidos e conformidade sem complicações. Mas a verdadeira vantagem surge quando esses ganhos operacionais se traduzem em reembolsos financiados pelos patrocinadores. Como Parceiro Certificado do CRIO, a Clinical Research Billing (CRB) traz experiência comprovada na utilização dos módulos eSource e Finance da CRIO para ajudar os centros a garantir consistentemente taxas de tecnologia financiadas pelo patrocinador. Através de negociação estratégica e documentação, a CRB ajudou os centros CRIO a alcançar um reembolso de 75 a 100% dos seus custos de licenciamento da CRIO.
Este guia reúne as melhores práticas de negociação da CRB em matéria de reembolso de despesas com tecnologia, oferecendo aos utilizadores do CRIO um recurso de referência para reforçar as discussões sobre o orçamento com os patrocinadores.
1. Introduza as taxas tecnológicas numa fase inicial — e torne-as essenciais
Os patrocinadores mostram-se mais receptivos ao reembolso quando as taxas tecnológicas são apresentadas desde o início, durante a elaboração do orçamento. Apresente o CRIO como uma necessidade operacional, e não como uma comodidade.
Itens recomendados:
- Taxa de TI/Tecnologia (por estudo) – cobre a tecnologia necessária para a investigação clínica e a cibersegurança
- Taxa do CTMS (por estudo) – para a configuração e gestão do acompanhamento das consultas dos doentes e do acompanhamento financeiro
- Taxa de serviço por visita do eSource – para cobrir as atividades de visita contínuas do eSource – em conformidade com as normas de auditoria
- Taxa de subsídio por visita – Supervisão dos subsídios aos pacientes e tempo/esforço necessários para processar todos os subsídios devidos aos participantes
Dica: Inclua a taxa do CRIO CTMS como parte integrante do orçamento inicial do seu estudo (à parte da taxa inicial padrão). Apresente-a como infraestrutura essencial para a organização, gestão e conformidade dos dados.
2. Adaptar as estratégias de negociação consoante o tipo de patrocinador
O CRB observou padrões distintos no comportamento dos patrocinadores e na dinâmica de aprovação:
- Grandes empresas farmacêuticas e CROs globais:
- Frequentemente dispostos a reembolsar os custos com tecnologia
- Reconheça o papel do CRIO na melhoria da eficiência, da preparação para auditorias e da integridade dos dados
- Frequentemente dispostos a reembolsar os custos com tecnologia
- Empresas de biotecnologia de pequena e média dimensão:
- Podem mostrar resistência inicialmente, mas normalmente aprovam as taxas se houver uma justificação clara
- Dê preferência a custos incrementais, tais como taxas técnicas por visita ou subsídios para tecnologia
- Podem mostrar resistência inicialmente, mas normalmente aprovam as taxas se houver uma justificação clara
Dica: No caso de patrocinadores de menor dimensão, evite pedidos iniciais avultados. Em vez disso, distribua os custos tecnológicos pelas visitas ou por subsídios por local — é mais fácil aprovar esses pedidos de forma gradual.
3. Destacar a eficiência operacional e o valor em termos de conformidade da CRIO
O reembolso torna-se mais fácil quando os patrocinadores compreendem como o CRIO gera resultados mensuráveis que se alinham com as suas prioridades.
Pontos-chave:
- Preparação para auditorias: Registos de auditoria integrados; em conformidade com a norma ALCOA+ e prontos para inspeção
- Precisão e transparência: o eSource elimina erros de transcrição; acesso em tempo real para os monitores
- Controlo financeiro: a configuração detalhada do orçamento permite uma faturação e uma prestação de contas claras e transparentes
Dica: Saliente que o CRIO reduz a carga de trabalho de monitorização, melhora a precisão dos dados e proporciona conjuntos de dados e resultados financeiros mais precisos, poupando tempo e dinheiro aos patrocinadores.
4. Apoiar os pedidos com documentação
Uma documentação clara e estruturada durante a negociação inicial do orçamento torna os pedidos de reembolso mais credíveis.
Recursos recomendados:
- Carta de justificação tecnológica: Explica o impacto da CRIO em termos de conformidade e eficiência
- Aprovação histórica de referência: A referência a taxas tecnológicas aprovadas anteriormente pode limitar as renegociações
- Declaração de impacto específica do estudo: destaca indicadores relacionados com a eficiência do CRIO
Dica: A CRB disponibiliza modelos prontos a usar e pacotes de documentação que os centros podem adaptar a cada patrocinador, a fim de melhorar as taxas de aprovação.
5. Normalizar o reembolso de despesas com tecnologia
O reembolso de despesas com tecnologia tornou-se uma prática comum em todo o setor. Atualmente, os grandes patrocinadores aprovam sistematicamente as taxas relacionadas com eSource, CTMS e sistemas de pagamento.
Dica: Utilize expressões como«reembolso de tecnologia em conformidade com os padrões do setor»ou«em consonância com outras práticas aprovadas pelo patrocinador»para normalizar o seu pedido e eliminar a perceção de risco.
Conclusão: as taxas do CRIO são reembolsáveis — e os centros estão a prová-lo
Quando combinada com a experiência da CRB em negociações, a CRIO torna-se um ativo cujos custos podem ser recuperados— e não uma despesa. Em diversos estudos e com vários patrocinadores, a CRB tem ajudado consistentemente os centros CRIO a garantir o reembolso parcial ou total, transformando o seu investimento em tecnologia numa vantagem financiada pelo patrocinador.
Entre em contacto com a CRB através do Diretório de Parceiros da CRIO para saber como o seu site pode tirar partido destas estratégias, recuperar os custos do CRIO e melhorar a sustentabilidade financeira.